Wissenstransfer – Ein entscheidender Faktor

Vielen mittelständischen Unternehmen steht demnächst ein Generationswechsel bevor: Dann verabschieden sich die geburtenstarken Jahrgänge in den Ruhestand. Wie kann das Wissen dieser „alten Hasen“ im Betrieb erhalten und an die Nachfolger weitergeben werden? Das gelingt am besten mit einem systematischen Wissenstransfer, der auch das sogenannte implizite Wissen über Kunden, Lieferanten und Betriebsabläufe umfasst. Denn gerade gute Kontakte und lebendige Beziehungen sind entscheidende Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens.

Wissensvorsprünge wertschätzen

Manch ein „alter Hase“ befürchtet jedoch, Macht und Einfluss zu verlieren, wenn er seine mühsam gesammelten Erfahrungen und Kenntnisse weitergibt. Schließlich ist es oft genug der Wissensvorsprung, der seine Position im Unternehmen sichert. Wie gelingt es, diesen Mitarbeiter für einen Wissenstransfer zu gewinnen? Aus meiner Coaching-Praxis kann ich sagen: über Wertschätzung und individuelle Wege.

Wissensmanagement beginnt deshalb damit, die wichtigsten Wissensträger zu identifizieren und ihre bevorzugten Kommunikationsmittel zu nutzen. Diese sind für jeden Menschen anders. Der eine hat viel Spaß daran, Texte zu schreiben. Ein anderer hält gerne Vorträge und genießt die anschließenden Diskussionsrunden. Wieder ein anderer bevorzugt das Gespräch unter vier Augen und möchte gefragt werden.

Mentor-Mentee-Tandem

Den Prozess eines gelungenen Wissenstransfers möchte ich am Beispiel eines erfolgreichen Vertriebsmitarbeiters exemplarisch darstellen. Für ihn war das Gespräch unter vier Augen mit seinem designierten jungen Nachfolger der richtige Weg. Diese beiden bildeten ein Mentor-Mentee-Tandem.

Wir starteten mit einem von mir moderierten Treffen des Tandems, in dem die Ziele des Wissensmanagements vorgestellt wurden. In der anschließenden Diskussion überlegten beide gemeinsam, wie sie sich den Wissenstransfer vorstellen und die Ziele erreichen könnten. Wichtig war, ein übereinstimmendes Verständnis des Prozesses zu erlangen. Mentor und Mentee einigten sich auf folgendes Vorgehen:

Sie trafen sich außerhalb des Tagesgeschäfts regelmäßig zum Wissensaustausch. Die Treffen hatten eine feste Struktur:

  • Zu Beginn fasste der Nachfolger seine wichtigsten Erkenntnisse des letzten Treffens in Stichworten an einem Flipchart zusammen. So konnten beide sicherstellen, dass alle Informationen angekommen waren und gegebenenfalls Korrekturen und Ergänzungen vornehmen.
  • Danach wurde der Schwerpunkt des Treffens festgelegt. Entweder wählte der Mentor ein Thema aus, oder der Mentee hatte konkrete Fragen zu bestimmten Aufgaben und Abläufen.

Ergänzt wurden diese Treffen durch regelmäßige Sitzungen mit mir als Coach. Gemeinsam reflektierten wir den Prozess.

Vorteile für beide Seiten

Diese Form des Wissenstransfers hat viele Vorteile:

  • Als Mentor lernt der „alte Hase“ seinen Nachfolger intensiv kennen. Er kann sein Wissen teilen und sein Lebenswerk in gute Hände geben.
  • Der Mentee bekommt die Gelegenheit zu verstehen, warum sich Menschen und Abläufe im Unternehmen so entwickelt haben, wie er sie vorfindet.
  • Der Mentor entscheidet, welche Themen ihm besonders wichtig sind und kann alle notwendigen Informationen weitergeben.
  • Der Mentee kann im geschützten Rahmen Wissen erwerben, ohne in Fettnäpfchen zu treten oder wichtige Personen vor den Kopf zu stoßen; der Mentor kann korrigierend eingreifen.

In einer solchen konstruktiven Zusammenarbeit von Vorgänger und Nachfolger werden mögliche Hürden im Arbeitsalltag schnell erkannt. Ebenso schnell können auch Lösungswege gefunden werden. Die Weitergabe von Fach- und Führungswissen erfolgt so bestens abgesichert. Schriftliche Protokolle der Treffen von Mentor und Mentee können gegebenenfalls auch Bestandteil einer firmeneigenen Wissensdatenbank werden.

Im beschriebenen Fall hat sich ein erfolgreiches Vertriebsteam etabliert, und der Nachfolger entwickelte sich zum akzeptierten Vertriebspartner der Kunden. Der „alte Hase“ war sogar ein bisschen stolz auf „seinen“ Nachwuchs und geht demnächst viel entspannter in den verdienten Ruhestand.