In der Serie „Unter vier Augen mit dem Coach“ beantworte ich Fragen meiner Klientinnen und Klienten. Den Anfang macht eine Frau, die zum ersten Mal die Teamleitung übernommen hat.

Seit gut einem Jahr bin ich Teamleiterin. In unserem Unternehmen gilt eine Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche. Dabei können wir unsere Anwesenheit relativ frei gestalten. Allerdings müssen wir verbindliche Projekttermine einhalten. Mit dem Team finden regelmäßige Besprechungen statt. Ich habe schon länger den Eindruck, dass einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Arbeitszeit nicht einhalten. Auch die Termintreue lässt bisweilen zu wünschen übrig. Was kann ich tun?

Erstens: Klar kommunizieren.

Das ist einer der wichtigsten Voraussetzungen, um erfolgreich zu führen. Formulieren Sie Ihre Erwartungen und Anweisungen eindeutig. „Ich fände es gut, wenn wir ab dem 1. Juli die Anwesenheitszeiten erfassen“ führt nicht dazu, dass die Teammitglieder dies als Aufforderung verstehen. Ergebnis: Niemand wird die Zeiten dokumentieren. Hier müssen Sie deutlich werden: „Bitte führen Sie am dem 1. Juli einen Nachweis über Ihre Anwesenheitszeiten: Wann Sie kommen, wann Sie gehen und wie lange Sie Pause machen. Ich habe den Eindruck bekommen, dass nicht alle die wöchentliche Arbeitszeit so genau nehmen. Und ich möchte wissen, ob dieser Eindruck begründet ist.“ Diese Anweisung kann keiner missverstehen.

Zweitens: Termine gemeinsam festlegen.

Das geht am besten Zug und Zug: Als Teamleitung erläutern Sie zunächst die Aufgaben und Ziele des Projekts. Danach beschreiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren eigenen Worten, welche Leistungen von ihnen erwartet werden. Erst dann können Sie als Teamleitung einschätzen, ob alle Informationen und Ressourcen vorhanden sind, um die Aufgaben zu bewältigen. Ist das geklärt, geben die Teammitglieder eine verbindliche Aussage über den Zeitaufwand ab. Auch wenn dieser Prozess manchmal zäh ist: Bleiben Sie geduldig. Vermeiden Sie es, zu früh eigene Ideen durchzusetzen. Wenn die Zeitkalkulation allerdings das Projekt gefährdet, begründen Sie, warum Sie mit den vorgeschlagenen Terminen nicht einverstanden sind. Suchen Sie gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach Lösungen. Denken Sie daran: Beteiligung schafft Verbindlichkeit.

Drittens: Sich Zeit nehmen.

Wenn Sie sich als Führungskraft die Zeit nehmen, gemeinsam mit dem Team verbindliche Vereinbarungen zu treffen, vermeiden Sie später zeitaufwendige Fehlerkorrekturen und Ärger.

Das alles setzt voraus, dass Sie bereit sind, sich und ihr Führungsverhalten zu reflektieren. Nur so können Sie erkennen, ob die Ursachen für Leistungsminderung oder Missverständnisse vielleicht auch in Ihrem Umgang mit dem Team liegen.