In der Serie „Unter vier Augen mit dem Coach“ beantworte ich Fragen meiner Klientinnen und Klienten. Im vierten Teil spricht mich ein Teamleiter an, der zum ersten Mal ein Rückkehrgespräch mit einen Mitarbeiter führen soll.

Ich arbeite in einem mittelgroßen Unternehmen und leite ein elfköpfiges Team. In unserem Betrieb ist der Krankenstand im Branchenvergleich recht hoch. Daher hat die Personalleitung entschieden, dass wir zukünftig mit kranken Mitarbeitern sogenannte Rückkehrgespräche machen sollen. Alle Führungskräfte haben einen Leitfaden erhalten. Weitere Informationen oder Schulungen gab es nicht dazu. Mir steht demnächst mein erstes Rückkehrgespräch bevor. Hierauf möchte mich möglichst gut vorbereiten.

Misstrauen trifft Unsicherheit

Rückkehrgespräche sind ein heikles Thema – für beide Seiten. Beschäftigte stehen diesen Gesprächen oft misstrauisch gegenüber. Sie fragen sich, welches Motiv dahinter steht und ob der Arbeitgeber nach einem Grund sucht, sie loszuwerden. Führungskräfte sind häufig unsicher, was sie überhaupt fragen dürfen und was sie wissen sollten. Deshalb sind für die Vorbereitung eines solchen Gesprächs drei Fragen wichtig: Wie geht das Unternehmen mit Krankheit um? Wie ist das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter? Was geschieht, wenn die Erkrankung mit dem Arbeitsplatz zusammenhängt?

1. Krankheitskultur

Jedes Unternehmen hat seine eigene Krankheitskultur: In der einen Firma wird erwartet und vorgelebt, dass man auch mit dem Kopf unterm Arm zur Arbeit kommt; in dem anderen Betrieb wird niemand schräg angesehen, weil er eine starke Erkältung zuhause auskuriert. Andere Unternehmen wiederum bieten ihren Beschäftigten ein betriebliches Eingliederungsmanagement nach § 84 Absatz 2 Sozialgesetzbuch IX an, wenn sie länger oder häufiger krank sind.

Wie sieht es mit der Krankheitskultur in Ihrem Betrieb aus? Werden erkrankte Beschäftigte stigmatisiert? Ist dem Arbeitgeber daran gelegen, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wohlfühlen? Wird erwartet, dass sich die Menschen dem Arbeitsplatz anpassen? Oder kann ein Arbeitsplatz für Beschäftigte mit gesundheitlichen Einschränkungen angepasst werden? Diese Fragen sollten Sie sich zur Vorbereitung auf das Gespräch ehrlich beantworten.

2. Vertrauensverhältnis

Entscheidend für ein Rückkehrgespräch ist auch, ob der erkrankte Mitarbeiter Ihnen vertraut und Sie als glaubwürdig wahrnimmt. Wenn das Betriebsklima im Team gut ist, wissen Führungskräfte in der Regel, wem es wie geht und warum jemand krank ist. Dann kann ein Rückkehrgespräch für beide Seiten offen, respektvoll und konstruktiv sein. Wenn die Stimmung im Team oder im Unternehmen dagegen eher angstbesetzt ist, werden sich Beschäftigte in einem solchen Gespräch auch nicht öffnen.

Wie stehen Sie dem erkrankten Mitarbeiter gegenüber? Was wissen Sie über seine Erkrankung? Wissen Sie, seit wann er krank ist und wer aus dem Team zu ihm Kontakt hat? Hat der Mitarbeiter Vertrauen zu Ihnen, und wie hat sich dies in der Vergangenheit gezeigt?

3. Zusammenhang zwischen Erkrankung und Arbeit

Zunächst einmal: Beschäftigte sind nicht verpflichtet, dem Arbeitgeber die ärztliche Diagnose mitzuteilen. Dennoch ist häufig bekannt, warum jemand kürzere oder längere Zeit krank war. Hat sich der Mitarbeiter beim Sport das Bein gebrochen und ist der Bruch vollständig ausgeheilt, kann und wird der Betrieb meistens nicht unternehmen. Begrüßen Sie den Rückkehrer, berichten Sie, was während seiner Abwesenheit wichtig war und lassen Sie sich die Geschichte des Unfalls erzählen – wenn es passt.

Wenn der Grund der (längeren) Erkrankung unklar ist, können Sie in einem vertrauensvollen Gespräch nach möglichen Ursachen am Arbeitsplatz fragen. Machen Sie klar, dass es Ihnen darum geht, tatsächlich das Arbeitsumfeld oder die Arbeitsbedingungen zu verändern, sofern dies sinnvoll und machbar ist. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch, ein neuer Aufgabenzuschnitt oder eine Konfliktklärung können sich durchaus positiv auf die Gesundheit auswirken. Wenn es tatsächlich Probleme im Arbeitsumfeld gibt, dann sind Sie als Führungskraft gefordert. Jetzt müssen Sie beweisen, dass Sie bereit sind, Veränderungen anzustoßen und dass Ihnen die Gesundheit Ihres Mitarbeiters am Herzen liegt.

Der Zusammenhang zwischen Arbeit und Gesundheit sollte jedoch nicht nur in Rückkehrgesprächen thematisiert werden. Gibt es einen festen Termin, an dem Sie mit Ihrem Team über Probleme am Arbeitsplatz sprechen? Über den Ärger mit Lieferanten und Kunden, den zunehmenden Termindruck, die unzureichenden Arbeitsmittel, die Konflikte mit der Nachbarabteilung, die Sorge vor Kündigungen? Wenn das Thema „Gesundheit und Arbeit“ regelmäßig auf Ihrer Agenda steht, tragen Sie dazu bei, den Krankenstand zu senken und die Leistungsbereitschaft Ihres Teams zu erhalten.

Die andere Seite

Eine Anmerkung zum Schluss: Rückkehrgespräche können sehr demotivierend sein. Deshalb es ist wichtig, dieses Instrument sorgfältig einzusetzen. Ich kenne aus meiner Praxis als Coach auch die andere Seite. Rückkehrgespräche, die schematisch abgearbeitet werden, weil die Personalableitung sie erwartet, ändern nichts. Eine Führungskraft, die ansonsten desinteressiert wirkt und dann solche Gespräche führt, wird von den Beschäftigten weder ernstgenommen noch kann sie etwas bewirken. Als Teamleiter müssen Sie also die Voraussetzungen für ein gutes Rückkehrgespräch schon im Blick haben, lange bevor ein Mitarbeiter überhaupt erkrankt.