Vor einiger Zeit kam ein Geschäftsführer auf mich zu. Er war von dem Wunsch eines Mitarbeiters, mit 63 Jahren in Rente zu gehen, völlig überrascht worden. Darüber habe ich hier berichtet. Nach meiner Erfahrung ist dies kein Einzelfall. Es ist nicht nur die vorzeitige Rente, die jetzt viele Betriebe vor die Aufgabe stellt, vorhandenes Wissen unter anderem durch eine intensive Personalplanung zu sichern.

Den Tatsachen ins Gesicht blicken

Im Fall des oben genannten Unternehmens haben wir den Rentenantrag des Mitarbeiters zum Anlass genommen, die Altersstruktur systematisch zu analysieren. Natürlich ist jedem bewusst, dass „da ein paar Ältere“ in der Firma sind. Dies erzeugt jedoch selten Handlungsdruck. Anders ist es, wenn ich als Unternehmerin schwarz auf weiß habe, dass 20 bis 30 Prozent der Beschäftigten in den nächsten Jahren das Unternehmen aus Altersgründen verlassen werden. Dann erst wird sichtbar, wie dringend gehandelt werden muss, um deren Wissen nicht zu verlieren.

Genau hinschauen: Personalplanung

Wissensmanagement ist ein Teil der strategischen Personalplanung. Deshalb stehen zunächst folgende Fragen im Mittelpunkt:

  • Wer von den Mitarbeitern ist Know-how-Träger?
  • Wer von den Mitarbeitern hat wichtige Kundenkontakte?
  • Welche weiteren wichtigen Funktionen hat dieser Mitarbeiter?
  • Welche Stellen bzw. Funktionen müssen Sie auf jeden Fall wieder besetzen?
  • Was bedeutet dies für die Personalbeschaffung oder die Ausbildung?
  • Welche Zeitfenster müssen Sie für Personalbeschaffung und Einarbeitung einplanen?
  • Welche Rolle spielt für Sie das Thema Fachkräftemangel?
  • Müssen Sie sich eventuell neue Bewerbermärkte erschließen, und welche könnten das sein?
  • Was bedeutet es für Ihr Unternehmen, wenn Sie die Fachkräfte nicht am Markt finden?
  • Welche Funktionen werden in Zukunft nicht mehr gebraucht und müssen daher auch nicht wieder besetzt werden?
  • Welche Funktionen werden Sie in Zukunft im Unternehmen neu definieren müssen?
  • Haben Sie für diese Funktionen die richtigen Mitarbeiter?
  • Können Sie vorhandene Mitarbeiter entsprechend qualifizieren?

Stimmt das Personalmarketing noch?

Strategische Personalplanung und Personalentwicklung sind so individuell wie jedes Unternehmen. Vieles hängt von den jeweiligen Bewerbermärkten ab. In Anbetracht des Fachkräftemangels muss das Personalmarketing häufig intensiviert werden. Vielleicht muss das Unternehmen auch mehr junge Menschen ausbilden, über neue Ausbildungswege nachdenken oder sich neue Gruppen von Auszubildenden erschließen. Und wie macht Ihr Unternehmen eigentlich an Hochschulen oder Universitäten auf sich aufmerksam?

Wege eröffnen, um Wissen zu sichern

Wenn Sie wissen, wer voraussichtlich wann ausscheidet und welche Stelle mit welchen Aufgaben wieder besetzt wird, beginnt das eigentliche Wissensmanagement. Dessen zentrale Frage lautet:

Wie können Sie das Wissen Ihrer langjährigen Mitarbeiter für das Unternehmen sichern?

Manche Betriebe versuchen, das interne Wissen und das Know-how der Beschäftigten über Datenbanken zu archivieren und damit verfügbar zu machen. Was anfangs Begeisterung auslöst und später trotz Anreizsystemen lahmt, wird häufig zum Datenfriedhof.

Das Geheimnis des Wissenstransfers lautet: so viel Individualität wie möglich. Suchen Sie mit dem jeweiligen Wissensträger den geeigneten Weg, um sein Wissen zu erkennen, zu dokumentieren und weiterzugeben. Der eine lässt sich am liebsten befragen, der nächste hält gerne einen Vortrag, ein anderer schreibt sein Wissen in einer Anleitung nieder. Es gibt viele Möglichkeiten, das Wissen bei Personalveränderungen für das Unternehmen zu bewahren.

Den Prozess begleiten lassen

Allen Wegen gemeinsam ist, dass es sich um einen Prozess handelt, der gut gesteuert, begleitet und moderiert werden muss. Als Beraterin ist das meine Leistung für Ihr Unternehmen.