Bewerbungsprozess – Der erste Eindruck zählt

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Das gilt nicht nur für Bewerberinnen und Bewerber, sondern auch für Betriebe. Der Bewerbungsprozess ist der erste Eindruck, den potenzielle Mitarbeiter vom Unternehmen bekommen. Allerdings scheint das vielen Firmen nicht bewusst zu sein. Anders kann ich mir nicht erklären, warum Verfahren zur Personalgewinnung häufig so unprofessionell wirken.

Auswahlverfahren gliedern sich klassisch in drei Stufen: Bewerbung, Vorstellungsgespräch, Entscheidung. Welche Erfahrungen Bewerber häufig machen, möchte ich im Folgenden schildern.

Bewerbung

Viele Unternehmen setzen heute auf Online-Bewerbungsportale. Das hat für sie den Vorteil, dass sie möglichst viel über einen Bewerber erfahren. Gleichzeitig soll der Auswahlprozess nicht zu arbeitsintensiv sein. Für den Bewerber sind diese Portale häufig ein virtuelles Nirwana. Sie arbeiten sich durch die verschiedenen Eingabemasken, beginnen geduldig von vorn, wenn das System abbricht, erhalten eine automatisierte Eingangsbestätigung per Mail – und dann hören sie wochenlang nichts mehr. Das gleiche erleben sie, wenn sie eine Bewerbung per Mail an ein Sammelpostfach schicken. Auch hier sendet das System eine Bestätigungsmail – und danach passiert nichts weiter. Der erste Eindruck vom Unternehmen? Negativ.

Vorstellungsgespräch

Das gleiche gilt für das Vorstellungsgespräch. Auch hier bin ich immer wieder erschüttert, wie unfreundlich Bewerberinnen und Bewerber behandelt werden. In manchen Firmen ist es gang und gäbe, dass die eingereichten Unterlagen nicht gelesen wurden. Häufig werden Fragen gestellt, die über die Fragen zur Person weit hinausgehen und die Privatsphäre berühren. Anderswo ist es üblich, einen Fragebogen schematisch abzuarbeiten. Und nicht selten wird ein Bewerber im Unklaren gelassen, welche Funktion und Entscheidungsbefugnis die Gesprächspartner eigentlich haben.

Entscheidung

Hat der Bewerber alle Hürden einschließlich Vorstellungsgespräch genommen, beginnt die lange Zeit des Wartens. Die Mehrzahl der Unternehmen lässt sich viele Wochen Zeit, um zu einer Entscheidung zu kommen. Aus meiner langen Praxis als Personalleiterin weiß ich, dass das anders gehen kann: Die Entscheidung, ob ein Kandidat zur Stelle und zum Unternehmen passt, braucht keine sechs Wochen. Sie wird in der Regel unmittelbar im Anschluss an die Bewerbungsgespräche getroffen.

Nachteile für die Unternehmen

Ein Nachteil für Unternehmen steckt schon in den Online-Bewerbungsportalen: Viele Portale lassen nur vorgegebene Eingaben zu. Wer als Bewerber nicht in dieses Raster passt, fällt automatisch durch. Damit vergeben Unternehmen aus meiner Sicht auch die Chance auf einen außergewöhnlichen Quereinsteiger oder jemanden, der trotz schlechter Schulnoten sehr viel Know-how mitbringen würde.

Je länger ein Bewerber auf die Entscheidung wartet, desto länger wird er darüber nachdenken, ob ein Unternehmen, das so mit ihm umgeht, für ihn der richtige Arbeitsplatz ist. Denn er weiß: Ein zügiger Bewerbungsprozess zeugt von guter Organisation, Entscheidungsfreude und Wertschätzung gegenüber dem potenziellen Mitarbeiter. Gerade im heutigen „War for Talents“ ist es zudem wahrscheinlich, dass ein guter Kandidat längst bei einer besser organisierten Firma den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, während das schlecht organisierte Unternehmen mit der Entscheidung nicht vorankommt.

Und schließlich lassen viele Unternehmen außer Acht, dass Bewerber ihre Erfahrungen mit dem Auswahlprozess nicht für sich behalten: Sie sprechen mit Freunden und der Familie darüber, teilen ihre Eindrücke in den sozialen Netzwerken oder entsprechenden Bewertungsportalen. Und jeder weiß, wie schnell sich insbesondere schlechte Erfahrungen verbreiten. Diese negativen Eindrücke können den Ruf eines Unternehmens nachhaltig beschädigen und sind auch durch Maßnahmen zum Personalmarketing schwer auszugleichen. Das Ansehen bei potenziellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wieder zu verbessern, ist nur mit aufwendigen und kostenintensiven Kampagnen zu bewerkstelligen. Und bis dahin wenden sich Bewerber anderen Unternehmen zu.

Auswahlprozesse selbstkritisch analysieren

Auf ein Bewerbungsinstrument möchte ich an dieser Stelle noch eingehen: Einige Unternehmen setzen nach der Online-Bewerbung auf Online-Assessment. Diese sind mehr oder weniger professionell und haben oft zweifelhafte Inhalte. So erhielt ein Teilnehmer, der einen bestimmten Prozentsatz an erwarteten Antworten nicht erreichte, als Feedback: „Da Sie nicht die geforderte Mindestzahl erreicht haben, brauchen Sie sich auch zukünftig nicht mehr in unserem Unternehmen zu bewerben“. Wer jetzt noch über Fachkräftemangel klagt, sollte sein Bewerbungsverfahren dringend analysieren.

Eine Studie zur „Candidate Experience“ hat ergeben, das gerade mal 20 Prozent der Kandidaten mit ihrem Bewerbungsprozess zufrieden waren. Jeder zehnte Bewerber lehnt Online-Bewerbungsportale komplett ab. Es lohnt sich also, den Auswahlprozess im eigenen Unternehmen einmal auf den Prüfstand zu stellen.